Hjem/Personvernerklæring

PERSONVERN I WEME FACILITATORS AS

Når du (benevnes også «brukeren») er i kontakt med oss, enten ved at du bruker go.weme.eco, nettsiden vår eller ved at du er i kontakt med oss på annen måte gjennom tilknyttede produkter eller tjenester, behandler WeMe Facilitators AS personopplysninger om deg. Personvernet ditt er viktig for oss, og denne personvernerklæringen beskriver all relevant informasjon om hvilke personopplysninger som samles inn, hvorfor vi gjør det og hvilke rettigheter du har ved vår behandling av personopplysningene.

Behandlingsansvarlig for personopplysningene vi behandler er WeMe Facilitators AS v/ daglig leder. Kontaktinformasjonen vår er:

E-post: hello@weme.eco
Adresse: Kari Trestakks vei 3, 1388 Borgen
Org.nr.: 924 815 744

Dersom det etter den til enhver tid gjeldende personvernlovgivningen kreves samtykke fra deg for at vi skal kunne behandle dine personopplysninger, vil dette i så fall fremgå klart gjennom vår kommunikasjon med deg.

Innsamling av informasjon

Vi samler inn og bruker dine personopplysninger til ulike formål avhengig av hvem du er og hvordan vi kommer i kontakt med deg. Vi samler inn følgende personopplysninger til formålene angitt her i punktene 1-6:

1. Som bruker av go.weme.eco (se også punkter lengre ned, som kan være relevant for deg som brukere av go.weme.eco)

For å kunne tilby deg våre tjenester i go.weme.eco, er vi avhengige av noe informasjon om deg. Dette er informasjon som vi i hovedsak mottar fra den enkelte brukeren, både ved at vi kan motta informasjon om deg fra din arbeidsgiver for å registrere deg i appen og ved at du selv legger inn informasjonen i appen.
Følgende informasjon innhentes ved registrering og senere bruk av go.weme.eco:

  • Fullt navn
  • E-postadresse (kan benyttes for å verifisere bruker, til varslinger og for å endre passord)
  • Mobilnummer (kan benyttes for å verifisere bruker, til varslinger og for å endre passord)

Din IP-adresse blir behandlet sammen med de dataene du selv oppgir ved registrering. Det er flere valg som gjøres ved registrering og senere bruk av go.weme.eco.

Gjennom bruken av go.weme.eco lagres og behandles ulike personopplysninger som legges inn av brukeren eller brukerens arbeidsgiver. Dette består særlig i følgende, likevel slik at dette ikke er en uttømmende liste over data som behandles av oss etter at det blir lagt til av brukeren:

  • Svar på ulike spørsmål
  • Svar på egenevalueringer og egne oppgaver
  • Tidspunkter for samtale med nærmeste leder eller med coach, samt bekreftelse på gjennomførte samtaler.

Svarene du eller din arbeidsgiver gir inneholder ikke sensitive personopplysninger. Brukeren velger selv hva som skal angis i svarene i go.weme.eco, og er kjent med at personopplysningene behandles som angitt i denne erklæringen.

Brukeren kan velge å rette muntlige eller skriftlige henvendelser til vårt fag-team. Skriftlige henvendelser vil lagres så lenge det er grunnlag for det, og tilsvarende gjelder for notater som blir gjort ut fra muntlige samtaler med brukeren. Opplysningene er ikke synlige for andre enn brukeren selv og fag-teamet, og slettes når det ikke lenger er behov for opplysningene. Brukeren kan videre velge å lage konkret innhold som ønskes delt med alle brukere, der det i forkant gis tydelig informasjon om at opplysningene vil bli gjort tilgjengelig for øvrige brukere om man fortsetter prosessen.

Det behandles og lagres tekniske data om brukerens brukerøkter, slik som bruksmønster, informasjon om enheten man benytter tjenesten fra, hvilke knapper i appen som er trykket på, operativsystem etc.

Behandlingen skjer på grunnlag av GDPR artikkel 6(1) bokstav b (behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale, eller for å gjennomføre tiltak på den registrertes anmodning før en avtaleinngåelse), eller GDPR artikkel 6(1) bokstav a (den registrerte har samtykket til behandlingen) der dette er aktuelt.

Informasjonen som samles inn og lagres brukes til:

  • Å levere våre produkter og tjenester gjennom go.weme.eco til deg på en god og effektiv måte, som gir brukerne best mulig brukeropplevelse.
  • Kommunisere med deg underveis i din bruk av våre produkter og tjenester.
  • Interne analyseformål for å kontinuerlig forbedre våre produkter og tjenester, og for å kartlegge bruksmønster og resultater fra bruk av produktet og tjenesten.
  • Statistiske formål, der informasjonen i sin helhet blir anonymisert.
  • Sende deg relevant informasjon, som nyheter og endringer , som er relevant for bruken av våre produkter og tjenester.

2. Ved bruk av digitale tester/svar på spørsmål

Vi tilbyr ulike digitale spørsmål og tester, der brukere registrerer sine svar basert på konkrete spørsmål / påstander innen ett eller flere områder.

For at du skal kunne få relevante resultater på de spørsmål og testene du velger å ta, er vi avhengige av å behandle personopplysninger om deg. Dette er personopplysninger som du selv velger å registrere i våre tjenester og de lagres av oss.

Det vil være både valgfrie og pålagte spørsmål som skal besvares. Svarene vil naturlig nok variere, men kan typisk inkludere spørsmål knyttet til både ditt liv både privat og jobb.

Det behandles og lagres tekniske data om brukerens brukerøkter, slik som bruksmønster, informasjon om enheten man benytter tjenesten fra, hvilke knapper i testen som er trykket på, operativsystem etc.

Behandlingen skjer på grunnlag av GDPR artikkel 6(1) bokstav b (behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale, eller for å gjennomføre tiltak på den registrertes anmodning før en avtaleinngåelse), eller GDPR artikkel 6(1) bokstav a (den registrerte har samtykket til behandlingen) der dette er aktuelt.

Informasjonen som samles inn og lagres brukes til:

  • Å levere våre produkter og tjenester til deg på en god og effektiv måte, som gir brukerne best mulig brukeropplevelse.
  • Kommunisere med deg underveis i din bruk av våre produkter og tjenester.
  • Interne analyseformål for å kontinuerlig forbedre våre produkter og tjenester, og for å kartlegge bruksmønster og resultater fra bruk av produktet og tjenesten.
  • Statistiske formål, der informasjonen i sin helhet blir anonymisert.
  • Sende deg relevant informasjon, som nyheter og endringer , som er relevant for bruken av våre produkter og tjenester.

3. Kurs, eventer, gruppesamtaler, 1:1-samtaler og podcast

Vi tilbyr ulike kurs, eventer, gruppesamtaler og 1:1-samtaler, både digitalt og fysisk (benevnt som arrangement). Påmelding til disse arrangementene gjøres enten eksternt via en av våre samarbeidspartnere, via våre egne nettsider eller via go.weme.eco .

Ved påmelding til arrangement vil vi normalt be om navn, e-postadresse og telefonnummer. Det vil også kunne bes om andre relevante opplysninger, avhengig av hva arrangementet omhandler. Dette vil normalt sett være opplysninger knyttet til arbeidsforhold, demografi og sosiale forhold etc.

Under arrangement vil vi kunne benytte digitale verktøy for å la brukerne delta gjennom digitale spørreundersøkelser, få mulighet til å svare på oppgaver eller til å stille spørsmål og tilsvarende. Her vil vi lagre opplysningene som brukerne selv legger inn. I noen tilfeller vil disse dataene kunne kobles mot deg som bruker. Brukere vil i noen tilfeller også ha anledning til å muntlig dele egne refleksjoner, spørsmål, erfaring m.v., som i tilfelle blir tilgjengelig for andre deltakere på kurset. Vi kan gjøre opptak av fysiske og digitale arrangement. I slikt tilfelle vil ingen data knyttet til en identifiserbar person bli delt, foruten ved særskilt samtykke.

Det behandles og lagres tekniske data om brukerens brukerøkter, slik som bruksmønster, informasjon om enheten man benytter tjenesten fra, hvilke knapper det trykkes på, operativsystem etc.

Vi utvikler podcast alene eller sammen med eksterne samarbeidspartnere. Gjennom podcast vil brukerne kunne oppfordres til å sende inn spørsmål og dele erfaringer. Dette gjøres via skjemaer på nettsider, sosiale medier eller pr e-post. Spørsmål, erfaringer og demografiske- og sosiale data som sendes inn vil behandles og lagres av oss.

Behandlingen skjer på grunnlag av GDPR artikkel 6(1) bokstav b (behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale, eller for å gjennomføre tiltak på den registrertes anmodning før en avtaleinngåelse).

Informasjonen som samles inn og lagres brukes til:

  • Å oppfylle ditt ønskede formål om å melde deg på og delta på et arrangement, eller få svar på din henvendelse til vår podcast.
  • Kommunisere med deg underveis i din bruk av våre produkter og tjenester.
  • Interne analyseformål for å kontinuerlig forbedre våre produkter og tjenester, og for å kartlegge bruksmønster og resultater fra bruk av produktet eller tjenesten.
  • Statistiske formål, der informasjonen i sin helhet blir anonymisert.
  • Sende deg relevant informasjon, som nyheter og endringer , som er relevant for bruken av våre produkter og tjenester.

4. Support / brukerdialog

Våre brukere og øvrige samarbeidspartnere kan ta kontakt med oss via e-post, telefon, kontaktskjema på nettside eller i go.weme.eco, chat, gjennom sosiale medier m.m. I forbindelse med supporthenvendelser eller generell dialog, kan vi ha behov for, samt lagre, enkelte personopplysninger om deg. Dette gjelder f.eks. navn, telefonnummer, e-postadresse, informasjon om brukerens enhet, aktivitetslogg og ellers det som brukeren måtte velge å dele på fritt grunnlag. Det kan også bli gjort notater knyttet til henvendelsen.

Behandlingen skjer på grunnlag av GDPR artikkel 6(1) bokstav b (behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale, eller for å gjennomføre tiltak på den registrertes anmodning før en avtaleinngåelse).

Informasjonen som samles inn og lagres brukes til:

  • Å yte effektive produkter og tjenester til våre brukere herunder og sikre effektivt oppfølging av våre brukere og samarbeidspartnere.

5. Spørreundersøkelser og evalureringer

Vi kan sende ut spørreundersøkelser og evalueringer om våre tjenester og produkter, normalt pr e-post, alternativt via SMS når dette på forhånd er avtalt med din arbeidsgiver.

Viktig informasjon om tjenesten, som ikke anses for å være markedsføring, kan sendes elektronisk til alle brukere der det anses nødvendig. Det rettslige grunnlaget for dette er GDPR artikkel 6(1) bokstav f (berettiget interesse).

Vi sender ut spørreundersøkelser (normalt gjennom nyhetsbrev, varsling fra go.weme.eco, via sosiale medier, som direktehenvendelser til tidligere deltakere i brukerintervjuer etc.). Spørreundersøkelsene vil variere i form og innhold (som f.eks. digitale spørreundersøkelser eller dybdeintervju), og kan potensielt be om personopplysninger slik som navn, e-postadresse, opplysninger knytte til arbeidsforhold, demografiske- og sosiale data og personlige erfaringer og refleksjoner rundt et gitt tema.

Deltakelse i spørreundersøkelser og evalueringer er helt valgfritt, og opplysningene gis følgelig på grunnlag av GDPR artikkel 6(1) bokstav a (samtykke).

6. Som leverandør eller samarbeidspartner

Som representant for våre leverandører eller en av våre samarbeidspartnere kan det i enkelte tilfeller være nødvendig for oss å behandle personopplysninger slik som kontaktinformasjon. Behandlingen skjer på bakgrunn av GDPR artikkel 6(1) bokstav f (behandlingen er nødvendig for formål knyttet til berettiget interesse).

Utlevering av personopplysninger til andre

Vi utleverer eller overfører ikke personopplysningene dine til andre med mindre det foreligger et lovlig grunnlag for det. Det vil foreligge lovlig grunnlag for å overføre dine personopplysninger til tredjeparter i enkelte tilfeller der det er gitt særskilt samtykke, eller i tilfeller der Behandlingsansvarlig eller Databehandler er forpliktet til å gjøre dette som følge av lovpålagte krav.

WeMe Facilitators AS bruker enkelte databehandlere til å behandle personopplysninger på våre vegne. Dette er samarbeidspartnere og leverandører, som f.eks. IT-leverandører, tilbydere av kundeundersøkelser, leverandører av supportsystemer, billetthåndteringssystemer m.m. I slike tilfeller har vi inngått databehandleravtaler der det er pålagt, for å ivareta informasjonssikkerheten i alle ledd av behandlingen og for å regulere hvilken informasjon databehandler har tilgang til og hvordan informasjonen skal behandles.

Lagringstid

Personopplysninger som vi samler inn og som er nødvendig for formål knyttet til en berettiget interesse, vil bli slettet når det ikke lenger foreligger noen berettiget interesse (interesseavveining).

Vi lagrer dine personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for. Personopplysninger vi behandler er for å oppfylle en avtale med din arbeidsgiver. Personopplysningene slettes når avtalen er avsluttet og alle plikter som følger av avtaleforholdet er oppfylt, og det heller ikke etter en konkret interesseavveining lenger er noen grunn til at vi skal oppbevare opplysningene.

Personopplysninger som vi behandler for å oppfylle en rettslig forpliktelse fra myndighetene slettes når lovgrunnlaget bestemmer det. Dette gjelder for eksempel bokførings- og regnskapsregler.

Innsyn, endring og sletting av dine personopplysninger

Dersom du har gitt et samtykke, og ønsker å trekke tilbake ditt samtykke for behandling av personopplysninger hos oss, så kan dette gjøres til enhver tid. For sletting av personopplysninger knyttet til din bruk av go.weme.eco, ta kontakt med din arbeidsgiver som er vår avtalepart for din bruk av våre tjenester og produkter.

Ønsker du innsyn i informasjon vi har om deg, ønsker du å ta i bruk dine rettigheter som beskrevet ovenfor, eller har du spørsmål eller innspill til vår behandling av personopplysninger, kan du kontakte kontaktpersonen din arbeidsgiver har hos oss.

Ansatte representanter og tilsvarende organisasjoner

Vi søker et positivt samarbeid med ansatte representater, fagforeninger og tilsv. som bidrar til organisasjonsutvikling, samspill, trivsel og helse på arbeidsplassen. Alle opplysninger som lagres og behandles er utelukkende ment for å utvikle og levere best mulige produkter og tjenester for med en best mulig brukeropplevelse.

Klager

Dersom du mener at vår behandling av personopplysninger ikke stemmer med det vi har beskrevet her eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, så kan du klage til Datatilsynet. Du finner informasjon om hvordan kontakte Datatilsynet på Datatilsynets nettsider: www.datatilsynet.no.

Endringer

Hvis det skulle skje endring av våre tjenester eller endringer i regelverket om behandling av personopplysninger, kan det medføre forandring i informasjonen gitt her. Hvis vi har dine kontaktopplysninger, og endringene er vesentlige, vil vi gjøre deg oppmerksom på disse forandringene. I tillegg vil oppdatert informasjon alltid finnes lett tilgjengelig på vår nettside.

Dokumentet er sist oppdatert 20.01.2023.